A különböző formátumok beállításához, illetve egyéb műveletek elvégzéséhez általában a szóban forgó szövegrészt ki kell jelölnünk. Nézzük, milyen módszerek állnak a rendelkezésünkre.

A legegyszerűbb az egér használata, húzzuk végig a kurzort a kijelölendő szövegen. Ha több sornyi szövegről van szó, akkor használhatjuk az ún. kijelölősávot is. Ez közvetlenül a szöveg bal széle előtti terület, ha ide visszük az egeret, akkor a kurzor iránya megfordul. Húzzuk lefelé az egeret a kijelöléshez. Egyetlen szó kijelöléséhez egyszerűen kattintsunk rá duplán.

A kijelölést a billentyűzettel is elvégezhetjük. A kurzort a nyíl billentyűkkel mozgathatjuk jobbra és balra, illetve a sorok között felfelé és lefelé. Az End billentyűvel az adott sor végére ugorhatunk, a Home-mal pedig a sor elejére. Ha közben a Shift billentyűt is nyomva tartjuk, akkor a kurzor mozgatása közben kijelölés történik. A teljes szöveg kijelöléséhez használjuk a Ctrl+A billentyűkombinációt.

Egymástól független szövegrészeket a Ctrl billentyű segítségével tudunk kijelölni. Tehát jelöljük ki az első szövegrészt normál módon, majd a Ctrl billentyűt nyomva tartva jelöljük ki a többit.

Az egyes szövegrészek másolását és áthelyezését a szokásos módon végezzük el. Jelöljük ki a szóban forgó részt és másolás esetén használjuk a Kezdőlap Vágólap csoportjában a Másolás gombot vagy a Ctrl+C billentyűkombinációt. Ezután lépjünk oda a kurzorral, ahová a szöveget be szeretnénk illeszteni és kattintsunk a Beillesztés gombra vagy üssük le a Ctrl+V billentyűkombinációt!

A kivágást hasonlóan végezhetjük el, csak itt ne másolást végezzünk, hanem kivágást. Sima beillesztés esetén általában a szöveg formátumát is másolja a Word, viszont nekünk gyakran csak a nyers szövegre van szükségünk. Ilyenkor kattintsunk a Beillesztés gomb lenyíló listájára, ahol a különböző ikonok segítségével a beillesztés módját tudjuk meghatározni. Ezek közül válasszuk az utolsót, vagyis a Csak a szöveg megőrzése elemet.

A karakterformátumok segítségével a szöveg karaktereinek a megjelenését állíthatjuk be. Először is jelöljük ki a formázandó szövegrészt, majd állítsuk be a formátumot. A leggyakrabban használt ka­rak­ter­for­má­tu­mo­kat a Kezdőlap Betűtípus csoportjában találjuk. A felső legördülő listák segítségével módosíthatjuk a betűtípust, illetve a betűméretet.

Ha a listában pásztázunk a Word mutatja a végeredményt, de a tényleges beállításhoz rá kell kattintanunk a kiválasztott opcióra. A listák melletti gombokkal szintén a betűméret állítható. A Kisbetű - nagybetű gombbal tulajdonképpen nem formázás történik. Akkor lehet szükség erre a beállításra, ha a szöveget rosszul gépeltük be, például a mondatot kisbetűvel kezdtük vagy két nagybetűvel. Akkor is nagyon jól jön, ha a billentyűzeten véletlenül bekapcsolva maradt a Caps Lock, akkor ennek az opciónak a segítségével könnyen át lehet váltani a kisbetűket nagybetűkre, illetve fordítva.

A csoport jobb felső sarkában található gombbal a kijelölt szövegrész összes formátumát eltávolíthatjuk, a nyers szöveget kapjuk vissza. Egyetlen egy beállítást nem távolít el, ez pedig a szövegkiemelés.

Az alsó sorban találjuk a betűstílusokat. Ezek kapcsolóként működnek, tehát egy kattintással alkalmazzuk a kijelölt szövegrészre, még egy kattintással pedig kikapcsoljuk az adott beállítást.

Ugyanitt találjuk az Áthúzott, illetve az Alsó és Felső index beállításának ikonjait. Ezeket követi a Szövegeffektusok, a Szövegkiemelő, végül a Betűszín.

A Szövegkiemelőt kétféleképpen is használhatjuk. Ha ki van jelölve egy szövegrész, akkor a szokásos módon válasszuk ki a színt és kész is vagyunk. Ha viszont nincs előre kijelölve szöveg és úgy kattintunk rá a gombra, akkor átváltunk szövegkiemelő módba, ezt jelzi a kurzor mellett megjelenő kis filc ikon is. Ebben az állapotban jelöljük ki a szóban forgó szövegrészt, akár többet is egymás után. Ha végeztünk, akkor kapcsoljuk ki a funkciót ugyanarra a gombra kattintva.

Ha olyan beállítást keresünk, ami a menüszalagon nincs rajta, akkor hívjuk elő a Betűtípus panelt a csoport jobb alsó sarkára kattintva. A Betűtípus fülön egyéb formátumokat találunk, mint például a Kiskapitális effektus. A Speciális fülön állíthatjuk be a karakterek közti térközt, az alávágást, illetve itt találjuk meg az egyéb speciális lehetőségeket.

A gyakran használt formátumokat a Minipult segítségével is beállíthatjuk. A Minipult a szöveg kijelölése után rögtön megjelenik és csak addig látható, amíg a kurzorral a szöveg környékén vagyunk. Itt rögtön rákattinthatunk a szükséges ikonra, így nem kell az egeret egész a menüszalagig vinni.